تمهيد:

تضع الجمعية التعاونية متعددة الأغراض بمركز الفوارة "الجمعية" سياسة التعامل مع الطراف ذات العلاقة والإجراءات التي تنظم علاقتها بجميع الأطراف من مساهمين ومستفيدين وعملاء وداعمين وخلافه، بما يكفل حقوق الجمعية وكافة هذه الأطراف. وتركز الجمعية على هذه العلاقات وتقوم بقياس الرضى لهم لتحقيق أعلى معيار للتميز في تقديم الخدمات على الصعيد الداخلي والخارجي.

الهدف العام:

تقديم خدمة متميزة للمساهمين وأصحاب المصلحة والعمل على مواصلة التطوير والتحسين التي تتم بالتعاون مع كافة الجهات للوصول إلى تحقيق أهداف الجمعية، والوصول إليهم بأسهل الطرق.

الجمعية العمومية:

المادة (1) سلطة الجمعية العمومية:

   تعتبر الجمعية العمومية السلطة العليا للجمعية وتسري قراراتها على جميع الأعضاء بما فيهم الغائبين والمتخلفين والمعارضين ولها أن تفوض مجلس الإدارة بتمثيلها امام الوزارات والهيئات وكافة الجهات الحكومية والأهلية ويعتبر أي خطاب أو قرار صادر من مجلس الإدارة نافذ ولا يحق لأي جهة رده أو التشكيك فيه أو عدم صراحته كما يحق لها إضافة وتعديل المواد والبنود في اللائحة الأساسية والتي تتطلب لها مستقبلاً أثناء عمل الجمعية. 

المادة (2) اجتماعات الجمعية العمومية:

   تكون اجتماعات الجمعية العمومية على:

أ‌- عادية: وتعقد مرة كل سنة في مدة لا تتجاوز شهراً من انتهاء التصديق على الميزانية والحسابات الختامية المشار إليها في المادة (26) من اللائحة الأساسية والتي تنص على:

"تعرض الميزانية والحسابات الختامية على الوزارة بعد التوقيع عليها من مجلس الإدارة واعتمادها من مراجع الحسابات والتأكد من صحتها ثم التصديق عليها. ويجب أن توضع الميزانية ومرفقاتها بعد التصديق عليها في مكتب الجمعية مدة لا تقل عن خمسة عشر يوماً قبل عرضها على الجمعية العمومية ليتسنى لكل عضو الاطلاع عليها تمهيداً لمناقشتها أمام الجمعية العمومية، كما يجب أن يعلن عن ذلك في مكان ظاهر من مكتب الجمعية أو بالقرب منه".

ب‌- غير عادية: وتعقد عند الحاجة بناء على طلب من مجلس الإدارة أو من مراجع الحسابات أو من ثلث أعضائها على الأقل، ويشترط لذلك موافقة الوزارة التي لها حق دعوة الجمعية العمومية لاجتماع غير عادي متى رأت ذلك ضرورياً استناداً للمادة (25) من اللائحة الأساسية والتي تنص على "يجب أنتنظم ميزانيات وحسابات الجمعية وفقاً للأصول المحاسبية وطبقاً للتعليمات الصادرة من قبل الوزارة" والمادة (46) من اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات التعاونية والتي تنص على "تعقد الجمعية العمومية اجتماعا غير عادي بدعوة من مجلس الإدارة، أو بطلب من ثلث أعضائها على الأقل، أو بدعوة من الوزارة، أو من مراجع الحسابات(فيما يخص طبيعة عمله) وذلك لبحث إحدى الحالات الآتية:

1. تعديل اللائحة الأساسية.

2. التصرف في ممتلكاتها العقارية والاستثمارية.

3. حل الجمعية، أو دمجها مع جمعية أخرى، أو تقسيمها الى جمعيتين أو أكثر.

4. أي قضايا طارئة للجمعية".

المادة (3) كيفية دعوة الجمعية العمومية:

       يجب أن تكون دعوة الجمعية العمومية خطية ومشتملة على جدول الأعمال والمواضيع المراد بحثها ومكان الاجتماع وتاريخه وساعة انعقاده ولا يكتفي للدعوة بوسائل الإعلام من إذاعة وتلفزيون ولا بالإعلان بالجرائد أو المحلات العامة وإنما تعتبر هذه الوسائل مساعدة فقط. كما يجب أن توجه الدعوة لاجتماع الجمعية العمومية قبل خمسة عشر يوما على الأقل من موعد الاجتماع وأن يختار المكان والوقت المناسبين للاجتماع وتهيأ كافة السبل (من مواصلات ونحوها) لضمان حضور أكبر عدد ممكن من المساهمين.

المادة (4) اختصاصات الجمعية العمومية:

1. دراسة تقرير مراجع الحسابات عن القوائم المالية المنتهية واعتمادها بعد مناقشتها.

2. إقرار مشروع الميزانية التقديرية للسنة المالية الجديدة.

3. مناقشة تقارير مجلس الإدارة عن اعمال الجمعية ونشاطاتها للسنة المالية المنتهي، والخطة المقترحة للسنة المالية الجديدة.

4. إقرار خطة الاستثمار لأموال الجمعية واقتراح مجالاته.

5. انتخاب أعضاء مجلس الادارة، وتجديد مدة عضويتهم، وابراء ذمة مجلس الإدارة السابق.

6. تعيين محاسب قانوني مرخص له، لمراجعة حسابات الجمعية وتحديد أتعابه.

7. البت في استقالة أي من أعضاء مجلس الإدارة، أو اسقاط العضوية عنه وانتخاب من يشغل المراكز الشاغرة في عضوية مجلس الإدارة.

8. الموافقة على اقتناء الأصول الثابتة والتصرف فيها واستثمارها بعد موافقة الوزارة.

9. تحديد الحد الأعلى للتمويل والالتزامات التي يتطلبها عمل الجمعية.

10. يجوز أن تمنح الجمعية العمومية مجلس الإدارة مكافئة بنسبة لا تزيد عن 10% من الأرباح السنوية المحققة بعد استقطاع النسب النظامية بحسب المادة 26 من اللائحة                     التنفيذية لنظام الجمعيات التعاونية والتي تنص على "لا يتقاضى أعضاء مجلس الإدارة أجرا على عملهم، ولكن يجوز للجمعية العمومية منح المجلس مكافئة بنسبة لا تزيد عن           10% من الأرباح السنوية المحققة بعد استقطاع النسب النظامية". 

11. إلغاء ما تراه من قرارات مجلس الإدارة.

12. اقتراح اندماج الجمعية في جمعية أخرى.

13. إقرار تعديل اللائحة الأساسية.

المادة (5) قياس رضا أعضاء الجمعية العمومية:

1. يتم عمل قياس الرضا لأعضاء الجمعية العمومية وذلك بإطلاعهم على نشاطات الجمعية ومعرفة آرائهم التي تساهم في تحسين الخدمات.

2. رفع التقارير الدورية لأعضاء الجمعية العمومية لإطلاعهم على نشاطات الجمعية.

3. أخذ الآراء والإقتراحات التي تساهم في الإرتقاء بمستوى البرامج والأنشطة داخل الجمعية.

4. إطلاعهم على تحديثات الأنظمة واللوائح الخاصة بالجمعية وأخذ أرائهم.

المادة (6) قياس رضا المستفيدين والعملاء من الخدمات المقدمة:

1. يتم عمل قياس الرضا لمستفيدي وعمال الجمعية لتقييم الخدمات المقدمة لهم وذلك لتحسين الخدمات المقدمة لهم والإرتقاء بمستوى الأنشطة والبرامج.

2. رفع التقارير الدورية لإطلاعهم على نشاطات الجمعية.

3. أخذ الآراء والاقتراحات التي تساعد وتساهم في الارتقاء بمستوى البرامج والأنشطة داخل الجمعية.

4. اطلعاهم على تحديثات الأنظمة واللوائح الخاصة بالجمعية وأخذ ارائهم.

المادة (7) قياس رضا العاملين بالجمعية:

1. يتم عمل قياس الرضا للعاملين بالجمعية وذلك لتحسين جودة العمل والارتقاء بمستوى الموظف داخل الجمعية لكي يعمل بروح الفريق الواحد.

2. تعميم الأنظمة واللوائح الخاصة بالجمعية وأخذ ارائهم بعملية تحسينها وتحديثها.

المادة (8) قياس رضا الداعمين والواهبين:

1. يتم عمل قياس الرضا للداعمين والواهبين بالجمعية وذلك لتحسين جودة العمل والارتقاء بمستوى الموارد المالية داخل الجمعية.

2. أخذ ارائهم ومقترحاتهم لتنمية الموارد المالية بالجمعية.

3. تعميم الأنظمة واللوائح الخاصة بالجمعية وأخذ آرائهم.

المادة (9) قياس رضا المجتمع:

1. يتم عمل قياس الرضا للمجتمع المحيط بالجمعية وذلك لتعريف المجتمع بنشاط الجمعية.

2. أخذ آرائهم ومقترحاتهم عن مدى معرفتهم بالجمعية.

3. تعريف المجتمع بالجمعية ونشاطها في حال عدم معرفتهم بها.

4. إيجاد الحلول المناسبة لنشر أنشطة وبرامج الجمعية.

الأهداف التفصيلية لتقديم الخدمات:

أ‌- تقديم الخدمات المتكاملة بأحدث الأساليب الالكترونية في خدمة المساهم.

ب‌- تقديم المعلومات والإجابات بشكل ملائم بما يتناسب مع تساؤلات المساهمين والعملاء واستفساراتهم من خلال عدة قنوات.

ت‌- زيادة ثقة وانتماء المساهمين بالجمعية من خلال تبني أفضل المعايير والممارسات في تقديم الخدمة للمساهم وذلك عن طريق:

1. تصحيح المفاهيم السائدة لدى المساهم عن الخدمات المقدمة من الجمعية.

2. تكوين انطباعات وقناعات إيجابية جديدة نحو الجمعية وما تقدم من خدمات ونشر ثقافة تقييم الخدمة لدى المستفيد والتشجيع على ذلك والتأكد على أن تقييم جودة الخدمة            حق من حقوق المساهم والمستفيد حيث أنها أداة للتقويم والتطوير لا للعقاب والتشهير.

3. نشر ثقافة جودة الخدمة بين جميع الأقسام التي تقدم خدماتها لأصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين.

4. ابتكار مفاهيم وتقنيات إدارية بمستوى ونوعية الخدمات المقدمة ومحاولة القضاء على معوقات تقديم خدمات ذات جودة عالية وذلك من خلال التطوير والتحسين المستمر

 للخدمات المقدمة من خلال تلمس أراء أصحاب المصلحة.

• القنوات المستخدمة للتواصل الفعال لتقديم خدمات الجمعية:

• الاتصالات الهاتفية

• وسائل التواصل الاجتماعي

• الموقع الالكتروني للجمعية

 الأدوات المتاحة لعرض الخدمات:

• اللائحة الأساسية للجمعية

• عرض المنتجات والمشاريع على المساهمين

• عرض القوائم المالية ومواعيد انعقاد اجتماع الجمعية العمومية

تم الاطلاع على مضمون سياسة التعامل مع الأطراف ذات العلاقة لجمعية الشامل التعاونية متعددة الأغراض بعقلة الصقور

من قبل مجلس الإدارة في اجتماع المجلس رقم -04-المنعقد بتاريخ 1443/11/28هـ الموافق 2022/06/27م

وإقرارها واعتمادها والعمل بها ونشرها على الموقع الالكتروني وفق الصيغة المرفقة بالاعتماد.