مقدمة:

الوصف الوظيفي هو عباره عن وثيقة لكل وظيفة على الهيكل التنظيمي المعتمد بحيث يشتمل الوصف الوظيفي للوظيفة على مجموعه من العناصر مثل: المسمى الوظيفي ورقم الوظيفه ومكان الوظيفةوالإدارة التي تتبعها الوظيفة والعلاقات الوظيفيةللوظيفة والرئيس المباشر والمؤهلات والخبرات والمهارات المطلوبة للوظيفة ومهام وواجبات الوظيفة. ولعمل وصف وظيفي لابد من عمل تحليل وظيفي لتحديد المهام والمسؤوليات وهو وسيله للخروج بالوصف الوظيفي. وجزء لا يتجزأ من النظام الاداري المتكون من الهيكل التنظيمي والجدارات والقدرات والوصف الوظيفي والصلاحيات الوظيفية. ياتي الوصف الوظيفي بعد تحديد الوظائف التي ظهرت في الهيكل التنظيمي والادارات والاقسام التابعه لها ومن ثمى عمل وصف لكل وظيفه وما يجب ان تكون عليه, ويحقق الوصف الوظيفي عدد من الفوائد التي تساهم في  التنظيم و الارتقاء بعمل الجمعيه وتلافي الازدواجيه وتطبيق مبدءا لمحاسبه على جميع العاملين  المساعده في تحديد الاحتياج التدريبي للموظفين وعمل جلسات المراجعه لاي قصور يظهر على اداء الوظيفه , المساهمه في اعادة بناء الهيكل التنظيمي  والوظيفي وبلورته بصوره اكثر وضوحا ودقه , زيادة فاعليه نظم اختيار الموظفين وتعيينهم على اساس مبدء الاجدر والانسب , المساعدة في تقييم اداء الموظفين.

مجالات استخدام الوصف الوظيفي:

- يساعد الموظف على معرفة مهام ومسؤوليات الوظيفة وتقدير ما إذا كانت تتناسب مع ميوله وقدراته.

- وسيله فعاله للموظف في أقصر وقت على موقع عمله على خريطة العمل، وكذلك على رؤساءه ومرؤوسيه وزملائه.

- يعتبر الوصف الوظيفي اداة فعاله للموظف لمعرفه واجباته الوظيفيه بشكل تفصيلي بحيث يتمكن من تقييم مدى قيامه بواجباتهاو تقصيره ومدى تقدمه وتطوره في العمل.

- يستخدم الرئيس الوصف الوظيفي لتعريف الموظف الجديد بعمله وتدريبه على اداء واجباته 

- يسهل على الرئيس توزيع العمل على المرؤسين او اعادة توزيعه طبقا لحجم العمل.

- اعتبار الوصف الوظيفي معيار سليم لتقييم اداء الموظفين، ومن ثم محاسبتهم عن التقصير وتحفيزهم ماديا ومعنويا.

- الوصف الوظيفي اداة فعاله لمتابعة ورقابة مدى تقدم العمل وتحقق الاهداف.

- وهو اداء مناسب للاختيار السليم للمتقدمين للوظائف لاختيار ووضع الموظف المناسب في المكان المناسب.

- وسيله للاعلان عن الوظائف بصوره تمكن من جذب الكفاءة المطلوبة.

- وسيله لمراجعة صحة قرارات الترقية والنقل حسب استيفاء شروط وصف الوظيفة.

- وسيله هامه لدراسة وتحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين.

بيانات الوصف الوظيفي:

- هويه الوظيفة (المسمى –الوحدة التنظيميه– الرئيس المباشر – الموقع الجغرافي بيئة العمل)

- نطاق الاشراف الوظيفي والعلاقات الوظيفية.

- المؤهلات العلميه والخبرات العمليه والمهارات والصفات الشخصية لشاغل الوظيفة.

- الجدارات والقدرات المطلوبة للوظيفة.

- مهام وواجبات الوظيفة وصلاحياتها.

مسؤولية اعداد وتحديث الوصف الوظيفي:

• مسؤوليه تحديث بطاقات الوصف الوظيفي مسؤوليه المدير التنفيذي للجمعية او القائم بعمله. والادارات والاقسام المعنية.

• تحدث البطاقه عند حدوث تعديل في مسمى الوظيفة او موقعها على الهيكل التنظيمي او إذا تغيرت الهدف من الوظيفهنتيجه تغير واجباتها وصلاحياتها.

مراحل وخطوات اعداد الوصف الوظيفي:

المرحلة الاولى: القيام بعمليه التحليل الوظيفي للوظيفة ويقصد بالتحليل الوظيفي جمع وتحليل وتركيب المعلومات الخاصه بكل وظيفة بغرض التعرف على كل ما يتعلق بالوظيفه من حيث متطلباتها وخصائصها وطبيعتها عن طريق الدراسه والملاحظات واستخدام الطرق العلمية الحديثة المتوفرة في هذا المجال، ولتحقيق ذلك تقوم ادارة الموارد البشرية في الجمعية بإجراء عمليه التحليل الوظيفي بالتعاون مع الرؤساء المباشرين ومدراء الوحدات التنظيمية المعنية، ويتم جمع البيانات والمعلومات عن الوظيفة.

المرحلة الثانية: مرحلة اعداد بطاقة الوصف الوظيفي بعد انتهاء مرحلة التحليل الوظيفي وجمع المعلومات عن مهام الوظيفة وتحليل نتائج الاستبيان، تبدأ مرحلة اعداد بطاقة الوصف الوظيفي وهي الوثيقة التي تشير الى المهام والواجبات الوظيفية والمسؤوليات المحدده للوظيفه وفقا لنموذج المعتمد في جمعية الشامل التعاونية متعددة الاغراض بعقلة الصقور .

الأوصاف الوظيفة:

بطاقات الوصف الوظيفي للوظائف المالية

المسمى الوظيفي: مسؤول الادارة المالية – المدير المالي

الهدف العام من الوظيفة: تقديم كافة الخدمات المالية والمحاسبية للجمعية وفقاً للأنظمة واللوائح الصادرة بهذا الخصوص.

الارتباط الاداري: الاشراف المباشر / المدير التنفيذي – الاشراف الفني / المشرف المالي

المؤهل الدراسي: بكالوريوس (إدارة اعمال) أو محاسبة مالية أو مايعادلها من التخصصات المشابهة

المهارات والخبرات: 

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة الشؤون المالية.

• الدراية بنظم المحاسبة المالية المتبعة في المؤسسات والجمعيات.

• القدرة على استخدام البرامج المحاسبية الالية والتعامل الجيد مع برامج الحاسب الالي.

• القدرة على إدارة العلاقات داخلياً وخارجياً لتحقيق منافع متبادلة بين جميع الأطراف.

• مهارات الاتصال الفعال.

المهام والواجبات: 

• اعداد الخطة السنوية للإدارة وتنفيذها بعد اعتمادها.

• القيام بكافة الأعمال المالية والمحاسبية من ارتباطات وصرف مستحقات وتسديد السلف ومسك الدفاتر والسجلات حسب التعليمات والأوامر والأنظمة واللوائح المعمول بها، والمحافظة على هذه الدفاتر والسجلات في أماكن مخصصة لذلك.

• تنفيذ الأنظمة واللوائح المالية المعمول بها في الجمعية.

• اعداد تقارير دورية (ربعية) بإنجازات الإدارة والاقتراحات لتطويرها ورفعها لرئيس مجلس الإدارة.

• صحة تطبيق النظام المالي والمحاسبي وإثبات القيود بالدفاتر والسجلات المحاسبية بحيث يمكن الاعتماد عليها.

• سلامة تطبيق وتنفيذ السياسات والأنظمة والإجراءات والأساليب المعتمدة في كافة المجالات الإدارية والمالية.

• فحص ومتابعة أرصدة وحركة الحسابات المدينة وإبداء الرأي حول فاعلية التحصيل.

• صحة طلبات الشراء والعقود والاتفاقيات وجميع أنواع المستندات التي تنشئ التزام على الجمعية تجاه الغير.

• اعداد مشروع ميزانية الجمعية بالتعاون مع الإدارات المختلفة.

الدورات التدريبية:

• دورة الإدارة المالية والتنظيم المالي المتقن.

• دورة في استخدام البرامج المحاسبية.

• دورة استخدام برامج Microsoft office وتقنياتها.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المسمى الوظيفي: رئيس الحسابات

الهدف العام من الوظيفة: الاشراف والمسؤولية الكاملة عن تنفيذ وتحرير الإجراءات المالية والمحاسبية التي تتم بالجمعية.

الارتباط الاداري: الاشراف المباشر / المدير التنفيذي – الاشراف الفني / المشرف المالي

المؤهل الدراسي: بكالوريوس إدارة الاعمال (تخصص محاسبة) أو مايعادلها من التخصصات المشابهة.

المهارات والخبرات: 

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في المحاسبة.

• الدراية بنظم المحاسبة المالية المتبعة في المؤسسات والجمعيات.

• القدرة على استخدام البرامج المحاسبية الالية والتعامل الجيد مع برامج الحاسب الالي.

• القدرة على إدارة العلاقات داخلياً وخارجياً لتحقيق منافع متبادلة بين جميع الأطراف.

• مهارات الاتصال الفعال.

المهام والواجبات

• اجراء العمليات المحاسبية اللازمة.

• التثبت من عدم استخدام الأموال المخصصة لأغراض معينة الا في الأوجه المحددة.

• اعداد وصرف رواتب وأجور العاملين بالجمعية وكافة التعويضات والمكافئات الصادرة بموجب قرارات ومسيرات أصولية.

• مراقبة استخدام الوسائل المالية المخصصة للجمعية وذلك بالتعاون مع بقية الإدارات ذات العلاقة من خلال التقارير المحددة لهذا.

• رفع الموازنات التقديرية للجمعية.

• مراقبة الحركة النقدية للصرف والقبض سواء تمت عن طريق المصرف أو صندوق الجمعية.

• الالتزام بسياسة وأنظمة العمل المتبعة في الجمعية.

• الالتزام بالميثاق الأخلاقي لمنسوبي الجمعية.

• رفع التقارير الدورية بالإنجازات والمشاكل والاخفاقات الى الإدارة.

• اعداد مشروع ميزانية الجمعية بالتعاون مع الإدارات المختلفة.

الدورات التدريبية: 

• دورة الإدارة المالية والتنظيم المالي المتقن.

• دورة في استخدام البرامج المحاسبية.

• دورة استخدام برامج Microsoft office وتقنياتها.

• دورة التواصل الفعال.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المسمى الوظيفي: مدقق الخزينة والمخازن والأصول

الهدف العام من الوظيفة: استلام ودفع الأموال والاحتفاظ بسجلات الأموال والصكوك القابلة للتداول والمشاركة في المعاملات المالية المختفة داخل الجمعية.

الارتباط الاداري: الاشراف المباشر / المدير التنفيذي – الاشراف الفني / المشرف المالي

المؤهل الدراسي: بكالوريوس أو دبلوم (تخصص محاسبة) أو مايعادلها من التخصصات المشابهة.

المهارات والخبرات: 

خبرة لا تقل عن 3 سنوات في نفس المجال.

الثقة في التعامل مع الادارات.

القدرة على استخدام البرامج المحاسبية الالية والتعامل الجيد مع برامج الحاسب الالي.

القدرة على إدارة العلاقات داخلياً وخارجياً لتحقيق منافع متبادلة بين جميع الأطراف.

المهام والواجبات: 

• يعمل مدقق الخزينة والمخازن والأصول تحت الاشراف والتوجيه المباشر من قبل رئيس الحسابات وعليه ترفع تقارير حركة الصندوق من إيرادات ومصروفات يومية.

• استلام النقدية والشيكات لايداعها يومياً بحسابات الجمعية لدى البنوك طبقاً لما يقتضي به النظام المحاسبي ومراحل التعميد.

• اعداد حركة المقبوضات والمدفوعات اليومية في بيان يعتمد من رئيس أو مسؤول الحسابات مرفقاً به كافة المستندات المؤيدة للحركات واشعارات توريد وسحب البنوك حيث تتم مراجعتها قبل قيدها بالسجلات والدفاتر.

• استلام السلف المستديمة والصرف منها طبقاً للتعليمات الصادرة من اللوائح والأنظمة.

• الالتزام بسياسة وأنظمة العمل المتبعة في الجمعية.

• الالتزام بالميثاق الأخلاقي لمنسوبي الجمعية.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المسمى الوظيفي: محاسب تكاليف ومشتريات

الهدف العام من الوظيفة: التخطيط والقيام بالشراء وتقديم تقرير مفصَّل عن المشتريات.

الارتباط الاداري: الإدارة التنفيذية – المدير التنفيذي -رئيس المالية والحسابات

المؤهل الدراسي: بكالوريوس أو دبلوم (تخصص محاسبة) أو مايعادلها من التخصصات المشابهة.

المهارات والخبرات:

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في نفس المجال.

• الثقة في التعامل مع الادارات.

• القدرة على استخدام البرامج المحاسبية الالية والتعامل الجيد مع برامج الحاسب الالي.

• القدرة على إدارة العلاقات داخلياً وخارجياً لتحقيق منافع متبادلة بين جميع الأطراف.

المهام والواجبات:

• استخدام استراتيجيات مناسبة لشراء احتياجات المؤسسة بأسعار مناسبة.

• اكتشاف الموردين وبدء التعاقد وعمل شراكات تجارية وتنظيمية.

• متابعة المتطلبات وتقديم التقارير الخاصة بالمشتريات والمتطلبات.

• بناء وتطوير قسم المشتريات ووضع خطط الشراء ورسم السياسات والإجراءات.

• بناء وتطوير قسم المشتريات ووضع خطط الشراء ورسم السياسات والإجراءات. 

• الاتصال مع الجهة الطالبة للبضاعة والمتابعة المواد المطلوبة في الوقت المناسب والطريقة المناسبة.

تم الاطلاع على مضمون دليل الوصف الوظيفي للوظائفة المالية

لجمعية الشامل التعاونية متعددة الأغراض بعقلة الصقور

من قبل مجلس الإدارة في اجتماع المجلس رقم -04-المنعقد بتاريخ 1443/11/28هـ الموافق 2022/06/27م

وإقرارها واعتمادها والعمل بها ونشرها على الموقع الالكتروني وفق الصيغة المرفقة بالاعتماد.