مقدمة:

الحمــد لله رب العالمين والصـــلاة والســـلام على نبينـــا محمد وعلى آله وصحبه أجمعين. أما بعـــــد

فإن جمعية الشامل التعاونية متعددة الأغراض بعقلة الصقور تسعى لتقديم الخدمـــات التعاونية (متعددة الأغراض) من خلال مجلس إدارتها و فئات العضوية المختلفة من أعضاء الجمعية العمومية و الموظفين المتدربين و المتطوعيــــــــــن, وبإخلاصهم وأمانتهم واجتهادهم يتم تحقيق سياسات و توجيهات ولآت الأمـــر ووزارة الموارد البشرية و التنمية الاجتماعيــــة لتحقيق رؤية إلى واقـــع ونشاط ملموس يرتقي إلى الأهـــداف السامية التي من أجلها أنشأت الجمعيــة وحرص مجلس الإدارة على عمل دليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية إتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.

النطاق:

يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص: 

• رؤساء اللجان 

• إدارة الجمعية 

• المسئولين التنفيذيين

حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

إدارة الوثائق:

على إدارة الجمعية وجميع الأقسام ومسئول الوثائق الاحتفاظ بجميع الوثائق في خزانات خاصة وما زادت مدة الحفظ عن خمس سنوات يحفظ بالأرشيف وتجرد على مسئول الأرشيف وعند نهاية المدة الزمنية تقوم اللجنة بتحديد الوثائق التي تتلف وتعد محضر بذلك وتشمل الآتي:

• اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى.

• سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه 

• سجل العضوية في مجلس الإدارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه تاريخ الانتهاء والسبب.

• سجل اجتماعات الجمعية العمومية.

• سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة.

• السجلات المالية والبنكية والعُهد.

• سجل الممتلكات والأصول.

• ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات.

• سجل المكاتبات والرسائل.

• سجل الزيارات.

• أي ملفات محفوظ بها تعاميم أو سجلات أو بيانات.

• أي أوراق تحمل معلومات وبيانات مهم وتحتاجها الجمعية في أي وقت لاحق.

تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسئول عن ذلك.

الاحتفاظ الوثائق:

تم تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لدى الجمعية

• وتم تقسمها إلى التقسيمات التالية:

  • حفظ لمدة 4 سنوات.

  • حفظ لمدة 10 سنوات.

  • حفظ دائم.

• اللائحة المرفقة توضح نوع السجلات في كل قسم.

• يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات.

• يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السير فرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها.

• يجب أن تضع الجمعية لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.

• يجب على الجمعية أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف

إتلاف الوثائق:

 تم تكوين لجنة تحديد الوثائق المعدة للإتلاف وإتلافها وهم:

الاسم                                                                 عمله في الجمعية     عمله في اللجنة

محمد بن سعود محمد الحربي                           المشرف المالي         رئيس اللجنة

صالح بن إبراهيم علي الحربي                             عضو المجلس                       عضو

عبد الله بن سعود محمد الحربي                     عضو المجلس                     عضو

• تم تعيين / عبد الله بن سعود محمد الحربي مسئولاً عن حفظ وإتلاف السجلات وعليه مسئولية إعداد محضر بما يتم إتلافه وتحديد طريقة إتلاف الوثائق بالحرق أو الدفن واتخاذ كافة التدابير والاحتياطات اللازمة للتأكد من إتلاف الوثائق إتلافاً تاماً وعدم حصول ضرر على الممتلكات العامة والخاصة وأن يحدد مكان الإتلاف ووقته ويبلغ بذلك لجنة إتلاف الوثائق وأن تحضر اللجنة عملية الإتلاف ويزود مجلس إدارة الجمعية بتقرير مفصل عن ذلك.

السجلات التي يحتفظ بها لمدة أربع سنوات 

1. التقارير الربع سنوية التي تنتهي صلاحيتها بالتقرير النهائي للسنة

2. التعاميم الإدارية التي ينتهي مضمونها خلال السنتين الأولى أو تصدر تعاميم تلغيها

السجلات التي يحتفظ بها لمدة عشرة سنوات

1. السندات المالية (قبض / صرف)

2. سجل المكاتبات والرسائل

3. ملف حفظ الفواتير والإيصالات

السجلات التي يحتفظ بها دائما 

1. النظام الأساسي للجمعية

2. جميع اللوائح التنظيمية

3. سجل الممتلكات والأصول

4. سجل الزيارات

5. سجل التأمينات الاجتماعية

6. شهادة تسجيل الجمعية

7. التعاميم المستديمة

8. سجل العضوية في الجمعية العمومية

9. سجل اجتماعات مجلس الإدارة وقرارات المجلس

10. تقارير المحاسب القانوني السنوية

11. محاضر اجتماعات الجمعية العمومية

12. السجلات المالية والبنكية والعهد

13. معلومات المستفيدين من خدمات الجمعية

تم الاطلاع على مضمون سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها لجمعية الشامل التعاونية متعددة الأغراض بعقلة الصقور

من قبل مجلس الإدارة في اجتماع المجلس رقم -04-المنعقد بتاريخ 1443/11/28هـ الموافق 2022/06/27م

وإقرارها واعتمادها والعمل بها ونشرها على الموقع الالكتروني وفق الصيغة المرفقة بالاعتماد.